¿Puede un propietario tener acceso a los gastos de su comunidad?

La documentación de la comunidad de propietarios contiene numerosas informaciones que incorporan datos personales, tales como datos identificativos y de contacto de los propietarios, números de sus cuentas corrientes, coeficientes de participación, consumos individuales, ingresos efectuados por los propietarios o deudas que estos mantengan con la comunidad, sentido del voto en la adopción de acuerdos, etcétera. En esa documentación también es posible encontrar datos personal referidos a los empleados que pudiera tener la comunidad de propietarios, así como los relativos a honorarios de profesionales que abone la comunidad.

En referencia a los tratamientos de datos personales contenidos en los documentos que emplea la propia comunidad, estos pueden abarcar un amplio espectro de información personal relativa, incluso, a la vida privada y familiar de los afectados, así como a cualquier tipo de actividad desarrollada por una persona, como la referida a sus relaciones laborales o a su actividad económica o social.

La propia Ley de Propiedad Horizontal (LPH) habilita diversas comunicaciones de datos personales, que a efectos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se encontrarían legitimadas en base al cumplimiento de una obligación legal.

Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD @AEPD_es), desde la óptica de la protección de los datos personales, debe señalarse que sin perjuicio de que puedan realizarse estas comunicaciones, se tiene que tener en consideración también los principios del RGPD, sobretodo el principio relativo a la minimización de datos. En consecuencia, la comunicación de datos deberá limitarse a aquéllos que -en cada caso- resulten "adecuados, pertinentes y limitados" para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en estos supuestos viene referido al control del buen gobierno de la comunidad.

En lo que se refiere a nóminas de los empleados de la comunidad, debe tenerse en cuenta que junto con la información referida a sus retribuciones, aparecerán otros datos, como el domicilio fiscal, la cuenta corriente en que se produzca los pagos “e incluso datos especialmente protegidos referentes a salud o ideología, así como el descuento, en su caso, de la cuota sindical de los afiliados a un sindicato. Estos datos no resultan relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad de propietarios, por lo que la exhibición de dichos directorios o de las nóminas de personal resultará contraria al principio de proporcionalidad y, en consecuencia, darán lugar a una vulneración de la normativa de protección de datos, sin perjuicio de que se deba informar a los propietarios de las retribuciones satisfechas a los empleados, con el adecuado desglose de conceptos retributivos”.

El artículo 20 e) de la LPH dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. Este artículo debe ser interpretado de conformidad con la normativa de protección de datos, de modo que no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados.

Obtención de copias

En consecuencia, fuera de los supuestos en los que expresamente la LPH obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional (@TConstitucionE). En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.

Por otra parte, la finalidad del tratamiento no podrá ser otra que la que resulte de las previsiones de la LPH, no pudiendo utilizarse los datos para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos.

En cuanto a la obtención de copias, la LPH ordena en ocasiones la remisión de determinados documentos, mientras que en su artículo 20 se refiere a custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad. En el caso en que se considerase oportuno facilitar copia de la documentación, con las limitaciones derivadas de la aplicación de la normativa de protección de datos, deberán adoptarse las debidas medidas de seguridad y, especialmente, las relativas a la gestión y salida de soportes y documentos, y traslado de documentación.