¿Durante cuánto tiempo hay que guardar los documentos importantes?

A medida que nuestra vida avanza vamos acumulando más cosas y papeles. Cuando queremos poner orden, veces es difícil saber cuánto tiempo debemos conservar los documentos que vamos generando y cuándo es seguro deshacerse de ellos. Probablemente ya sepas que hay documentos importantes como declaraciones de impuestos, extractos bancarios y cheques que necesitan una atención especial, pero ¿por cuánto tiempo y en qué formato debemos conservarlos? y ¿cuál es la mejor forma de salvaguardar todos esos datos personales? Te contamos cuánto tiempo se deben conservar los documentos antes de triturarlos y cómo almacenar correctamente la información confidencial.

Desde siempre a un mes

Las declaraciones de impuestos son documentos importantes que debemos conservar como parte de nuestro historial financiero. Deberás conservar una copia electrónica o impresa permanente de la declaración de la renta de cada año y de cualquier pago que realices al gobierno. Además, es una buena idea conservar registros de eventos financieros importantes, como presentaciones legales o herencias. Todos los bancos permiten administrar fácilmente las cuentas y documentos sin papel mediante la banca móvil y en línea de forma que puedes acceder fácilmente a documentos electrónicos en línea y guardarlos de forma segura allí.

El artículo 68 del Reglamento del IRPF señala que se deberás conservar, durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes junto con las declaraciones por si Hacienda los pide para acreditar gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo. El plazo de prescripción es de 4 años, contados desde que termina el período voluntario de declaración. Sabiendo eso, una buena regla general es guardar cualquier documento que verifique la información en la declaración.

Conserva durante un año una copia digital o impresa de tus extractos bancarios y de tarjetas de crédito mensuales.  Pero un mes es suficiente para las facturas de servicios. Si trabajas por cuenta propia, es posible que necesites las facturas de servicios para fines fiscales. De lo contrario, puedes deshacerte de ellos tan pronto como verifiques que se procesó su pago. La prudencia aconseja guardar los recibos hasta la llegada del siguiente y las organizaciones de consumidores recomiendan guardar los recibos durante doce meses, y en el caso de facturas de productos, se recomienda guardar las facturas durante toda la vida, por si tuviésemos que reclamar al seguro. 

Piensa en la seguridad

Para los documentos físicos, designa un lugar seguro y apartado en tu hogar para que estén protegidos de daños o robos. Para los registros digitales, asegúrate de archivar y realizar copias de seguridad de todos los registros electrónicos. Es una buena idea que estén protegidos con una contraseña compleja que mantenda segura la información. Asegúrate de que la combinación de tu nombre de usuario y contraseña sea diferente de las que usas para el correo electrónico personal, las compras en línea y las cuentas de redes sociales. Incibe nos recuerda que las contraseñas deben contar al menos con ocho caracteres combinando mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. También es recomendable evitar el uso de combinaciones típicas fácilmente detectables como nombre y fecha de nacimiento.

También es una buena idea invertir en una trituradora de corte transversal que eliminará todos los rastros de tu información personal.