Cuando una persona fallece, sus familiares deben afrontar no solo el duelo, sino también una larga lista de gestiones administrativas. Encontrar escrituras, pólizas, datos bancarios o documentos legales puede convertirse en una tarea complicada si no existe una organización previa. Por eso, no está de más preparar una carpeta con la documentación esencial que permitirá agilizar los trámites y evitar problemas innecesarios.

Tener organizados todos estos documentos es igual de importante que comunicar a una persona de confianza dónde hemos guardado la carpeta para que el día que se necesite, sepan dónde buscar.

Los documentos que debes tener a mano son:

1. Certificado de nacimiento

Es el documento que acredita la identidad civil de una persona y puede ser necesario para demostrar parentescos en diferentes trámites relacionados con una herencia.

2. DNI y documentación sanitaria

Tener localizada una copia del Documento Nacional de Identidad y de la tarjeta sanitaria facilita las primeras gestiones administrativas y permite acceder a información necesaria para determinados procedimientos.

3. Pasaporte

Aunque muchas personas no lo utilizan habitualmente, puede ser importante si existen bienes, familiares o trámites pendientes en otros países.

4. Escrituras y documentación de propiedades

La vivienda suele ser uno de los principales bienes de una familia. Por eso es recomendable guardar las escrituras de la casa, garaje, terrenos u otros inmuebles, además de documentos como recibos del IBI o referencias catastrales.

5. Seguros contratados

Conviene incluir las pólizas de seguros, especialmente las de vida, para que los familiares sepan qué contratos existen y puedan realizar las gestiones correspondientes.

6. Informes médicos relevantes

Los historiales médicos, diagnósticos importantes o tratamientos en curso pueden ser útiles en determinados trámites, sobre todo cuando existen seguros, pensiones o procesos administrativos pendientes.

7. Certificado de matrimonio o documentos de divorcio

El estado civil tiene consecuencias legales en una sucesión. Contar con estos documentos evita retrasos y facilita acreditar la situación familiar.

8. Documentación del vehículo

Si existe coche o moto, es recomendable guardar permiso de circulación, ficha técnica y documentación del seguro para que los herederos puedan realizar los cambios necesarios.

9. Testamento

Es uno de los documentos más importantes y, al mismo tiempo, uno de los que más se posponen. Tener testamento ayuda a dejar clara la voluntad de la persona y puede evitar conflictos familiares y trámites más largos.

10. Información digital: cuentas, claves y patrimonio online

Cada vez tiene más importancia dejar constancia de la llamada “vida digital”: cuentas bancarias online, correos electrónicos, redes sociales, suscripciones o archivos almacenados en internet.

No es necesario entregar todas las contraseñas en una carpeta física, pero sí dejar instrucciones claras sobre dónde encontrar esa información y quién debe gestionarla.