Documentos públicos notariales: ¿tienen validez en el extranjero?

Un documento público notarial es aquel que ha sido emitido o autorizado por un notario. Este documento certifica la identidad de las partes involucradas, así como la fecha del acto, y da fe de los actos o negocios jurídicos reflejados en él. Muchos ciudadanos y empresas necesitan que un documento público notarial otorgado en España tenga validez en el extranjero y esto es posible gracias a un sistema internacional conocido como la apostilla simplifica este proceso, eliminando la exigencia de legalización tradicional para documentos destinados a países firmantes del XII Convenio de La Haya, del 5 de octubre de 1961.

¿Qué es la apostilla?

La apostilla es una anotación que se coloca sobre un documento público (o una prolongación del mismo) para certificar la autenticidad de la firma. Este sistema permite que los documentos emitidos en un país firmante del Convenio y certificados con una apostilla sean reconocidos en cualquier otro país adherido sin necesidad de autenticaciones adicionales. 

Países adheridos al Convenio de La Haya

Desde la página web de Notariado.org recogen la lista de los países que están adheridos. Son los siguientes: Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argetina, Armenia, Australia, Austria, Andorra, Azerbaiyan, Bahamas, Bahrein  Barbados, Belarus, Bélgica, Belice, Bosnia-Herzegovina, Botswana, Brunei-Darusalan, Bulgaria, Cabo Verde, Chipre, Colombia, Islas Cook, Corea, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Fidji, Finlandia, Francia, Georgia, Granada, Grecia, Honduras, Hong-Kong, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Israel, Italia; Japón, Kazajstán, Kirguistán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Islas Marshall, Isla Mauricio, México, Moldavia, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nicaragua, Isla Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Omán, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, República Dominicana, República Eslovaca, Rumania, Federación de Rusia, Samoa, San Cristobal y Nieves, San Marino San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Santo Tomé y Principe, Serbia, Islas Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Suriname, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatú y Venezuela.

La adhesión de Albania ha sido objetada por España y, por tanto, el Convenio no es aplicable a este país.

Es crucial verificar que el país donde se necesita la validez del documento esté en este listado para que la apostilla sea aplicable. Cabe destacar que la adhesión de Albania ha sido objetada por España, por lo que el Convenio no es aplicable a este país desde la perspectiva española.

¿Cómo y dónde se obtiene la apostilla en España?

El trámite de apostilla para documentos notariales españoles se realiza en los colegios notariales españoles. Los clientes pueden acudir directamente o solicitar ante un notario que se encargue del proceso, quien se pondrá en contacto con el colegio, enviará el documento y lo devolverá al cliente con la mayor brevedad posible.

El tiempo estimado para la realización de la apostilla suele ser de un máximo de 10 días.

¿Qué ocurre con países no firmantes del Convenio?

Si un documento necesita tener validez en un país que no es firmante del Convenio de La Haya, la situación cambia. En estos casos, se recomienda preguntar directamente en el lugar donde la documentación deba ser utilizada sobre los requisitos específicos de validez.

Como última instancia, se puede acudir al consulado del país extranjero en cuestión para informarse sobre el tipo de legalización necesaria. En algunas ocasiones, la única vía puede ser otorgar el documento directamente en el consulado, ante el cónsul.