Identifica a tus ladrones de tiempo para ser más productivo

Alcanzar un nivel óptimo de productividad y eficacia en nuestros trabajos e incluso en nuestra vida diaria con los restos que nos marcamos cada día es uno de los principales objetivos de muchas personas. Sin embargo, a pesar de todas las horas que tiene el día, hay cosas a nuestro alrededor, conocidas como ladrones de tiempo que, en ocasiones, nos imposibilitan alcanzar esas metas diarias. Vamos a tratar de explicar qué son esos ladrones de tiempo y cómo identificar los tuyos para que alcances el éxito.

Los ladrones de tiempo son aquellas actividades, situaciones o personas que nos interrumpen o demandan nuestra atención, haciéndonos perder el tiempo. Los ladrones de tiempo afectan a nuestra capacidad de concentración y también a nuestros niveles de atención.

Hay datos que señalan que los ladrones de tiempo reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas reales de trabajo. Cada vez que, de forma voluntaria, decidimos gastar nuestro tiempo en los ladrones de tiempo, incidimos en retrasos de entre 6 y 9 minutos, ya que es el periodo de tiempo que los expertos psicólogos dicen que el cerebro tarda en llegar de nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción.

Ante estas situaciones, lo primero importante es detectar si ese ladrón de tiempo proviene del exterior o del interior, pero en ambos casos tú tienes la capacidad de decidir si van a ocupar parte de tu valioso tiempo o no.

Entre los ladrones de tiempo externos nos encontramos con:

• Interrupciones, correos electrónicos, llamadas de teléfono o servicios de mensajería instantánea como WhatsApp o Teams: estos ladrones de tiempo, entre otros similares, son los más habituales y frecuentes. Llamadas, peticiones de ayuda, visitas no esperadas, etc., todas ellas nos harán perder el tiempo, especialmente aquellas procedentes de redes sociales o mensajería instantánea, ya que generalmente, nada urgente o importante llegará a través de estos medios. Ante estas situaciones es importante valorar si es una verdadera urgencia que requiere de tu atención inmediata y, en caso contrario, establece otro momento para atender la petición. Recuerda que debes ser tú quien decida qué quieres permitir que ocupe y robe tu tiempo o no. También puedes poner barreras como apagar el teléfono, desactivar el aviso de entradas de correos y las notificaciones del móvil y ordenador, utilizar auriculares, bloquear horas de tu agenda, etc.
• Reuniones: las reuniones son necesarias en muchas ocasiones para el buen desarrollo de los proyectos y trabajos, sin embargo, cuando son reuniones mal organizadas e improductivas se convierten en grandes ladrones de tiempo. Por ello, es importante acudir a aquellas reuniones con una estructura o agenda clara, en la que al finalizar se repartan responsabilidad y tareas. Cualquier asunto fuera de la agenda se deberá aplazar para otro momento.

Por su parte, entre los ladrones de tiempo internos, están:

• Falta de organización y planificación: una mala planificación diaria puede dar lugar a urgencias, olvidos, errores o tareas aplazadas que acabarán por trastocar nuestra gestión del tiempo. En este sentido, es importante que en una empresa todos tengan claro su propia gestión del tiempo y controladas sus obligaciones y fechas límite, con el objetivo de evitar cargar a otros su mala gestión. Otro síntoma de la mala organización es la ausencia de objetivos claros, los cuales son fundamentales para establecer prioridades que son necesarias para diferenciar lo importante de lo urgente. Una agenda siempre es un gran aliado en este sentido.
• Procrastinar: este ladrón de tiempo está muy asociado al anterior, ya que aplazar una tarea por costumbre solo puede dar lugar a problemas en un futuro, ya que en algún momento pasarán a ser urgentes. Además, dejar una tarea pendiente afecta a nuestro estado de ánimo, haciéndonos sentir culpables y generándonos estrés. Recuerda, no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.
• No delegar y no saber decir ‘no’: delegar es importante para no sobrecargarnos y poder dedicar tiempo a lo verdaderamente importante. Lo mismo sucede con aquellas personas que no saber decir ‘no’. El no hacerlo nos obliga a hacer cosas que no nos corresponden en muchas ocasiones, por ello, ante una situación así, pregúntate qué es lo que te frena para decir ‘no’. Saber decir ‘no’ es tan importante como decir ‘sí’.