¿Cómo funciona el programa Excel y para qué te puede servir?

No solo a las grandes empresas les viene bien un programa como Excel, capaz de realizar operaciones matemáticas y multitud de combinaciones de datos en cuestión de segundos. También puede resultar muy útil para llevar una contabilidad casera, calcular un presupuesto de cualquier tipo, determinar porcentajes que quieras conocer, planificar una dieta con su reparto de calorías o hacerte un planning de gastos previstos actualizándolo de manera sencilla a medida que se producen.

Aunque a principios de la década de los 80 ya Microsoft (@microsoft) creó una primera hoja de cálculo llamada Multiplan, no fue hasta 1985 cuando estas herramientas comenzaron a popularizarse con la llegada del primer Excel, creado en su origen primero para el Macintosh de Apple (@apple) y posteriormente, en 1987 para el sistema Windows.

Su éxito inmediato se debió entre otras razones a su uso intuitivo, que permitía realizar operaciones complejas de manera sencilla. Además, el Excel sorprendió a los primeros usuarios por sus prácticas funciones básicas, como ordenar datos según distintos criterios, filtrar esos datos para obtener resultados más precisos, obtener subtotales en las operaciones realizadas… y todo esto con actualización automática de resultados ante cualquier cambio. Por si fuese poco, el programa también permitía (y permite) crear gráficas para completar cualquier explicación relativa a los datos expuestos. En la actualidad, el Excel sigue manteniendo todas estas funciones (y más) que aparecen, en cada nueva versión, más completas y sencillas de utilizar.

Conceptos básicos para empezar con el Excel

No hay que engañarse. Dominar y sacar partido al Excel requiere estudiarlo a fondo y mucha práctica, porque realmente las opciones de esta hoja de cálculo son casi ilimitadas, pero, sin ser un experto, puedes aprovechar algunas de sus prácticas funciones. Si tienes el Excel en tu ordenador o tablet, prueba a hacer tus primeras cuentas digitales y comprobarás que te puede resultar útil.

Lo primero que hay que entender es qué aparece en pantalla cuando abres el programa. El Excel es un libro, que puede tener una sola hoja de cálculo o varias. Lo puedes ver en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Cada una de las hojas contiene columnas y filas que crean celdas. En ellas es dónde se introducen los datos, simplemente haciendo clic con el ratón y escribiéndolos.

Una vez que tengas los datos con los que quieres realizar distintas operaciones, o de los que quieres obtener información, entra en juego el menú de herramientas y la barra alargada donde tendrás que introducir las fórmulas necesarias para que el Excel te dé el resultado que buscas. Un ejemplo sencillo. Quieres sumar dos cantidades que están cada una en su celda. Tienes tres opciones:

1. Poner el signo = (igual) en la barra y hacer clic en la casilla que te interese, seguidamente poner “+” y volver a hacer clic en la segunda celda. Tendrás el resultado de manera inmediata.
2. Pinchar en el símbolo insertar función (fx), también en la barra. Se desplegará un menú de operaciones. Elige la que quieras, en este caso “sumar” y selecciona las dos celdas.
3. Agrupa las dos celdas que quieres sumar y haz clic en "autosuma"

Esto es solo un ejemplo de lo fácil que te será introducir una hoja de cálculo en tu día a día. Ya sea Excel u otras opciones del mercado, evitará el uso de la calculadora en muchas de las cuentas familiares que debas echar.